Een nieuwe manier van digitaal samenwerken bij een kleinschalige gemeente

De opgave

Procesmatig digitaal samenwerken, dat is het ultieme doel van dit project waarbij de zachte (veranderkundige) en harde (de e-component) hand in hand gaan. De gemeente is ambitieus en wil haar bedrijfsvoering en dienstverlening een flinke boost geven. Want wist je dat een gemiddelde gemeente meer dan 1200 werkprocessen heeft? Deze complexiteit vraagt om een strakke projectsturing, mét ruimte voor de menselijke maat. 

Waar werken we dan zoal aan? Nou, één van de grote opgaves die er ligt binnen dit project, is het in kaart brengen én structureren van alle werkprocessen. Door ze vervolgens onder te brengen in een digitaal systeem, hebben alle betrokken medewerkers gemakkelijk toegang tot dezelfde informatie en wordt voorkomen dat belangrijke details verloren gaan. Dit vermindert de kans op fouten en verhoogt de algehele kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast helpt de inzet van slimme software de gemeente beter overzicht houden op alle klantvragen, doorlooptijden en dossiers.

Een ander voordeel is de toegenomen transparantie. Burgers en ondernemers hebben vaak behoefte aan duidelijkheid over de status en voortgang van hun zaken. Dit project maakt het mogelijk om deze informatie gemakkelijk te delen en inzichtelijk te maken, wat de tevredenheid én het vertrouwen van de burgers in de gemeentelijke dienstverlening vergroot.

Bovendien biedt dit project de mogelijkheid om processen continu te verbeteren. Wanneer de basis op orde is, kan een duurzame verandering worden gerealiseerd. Door de prestaties van de gemeente bij te houden en te analyseren, kunnen knelpunten geïdentificeerd worden. Op basis van deze inzichten kunnen vervolgens aanpassingen worden gedaan om de efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verder te optimaliseren.

De uitdagingen

Dit project is afhankelijk van een groot aantal andere projecten, die samen onder het programma Digitale Dienstverlening vallen. Dit betekent dat de voortgang van het project beïnvloed wordt door de status van de andere projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vernieuwen van de website of het inrichten van het klant-contactcentrum. Ook is het belangrijk dat managers als ambassadeurs optreden, om hun teams te enthousiasmeren voor een nieuwe manier van digitaal samenwerken. Hierbij spelen politiek-bestuurlijke ontwikkelingen een bepalende rol. Ethische consequenties zoals hoe er wordt om gegaan met persoonsgebonden informatie of hoe de besluitvorming verloopt, nemen we expliciet mee.