Een nieuwe manier van digitaal samenwerken bij een kleinschalige gemeente

Gemeente Waterland

Een kleine gemeente met grote digitale ambities: Brighthives weet daar wel raad mee! Voor een gemeente in Noord-Holland werken we aan de implementatie van een nieuwe manier van samenwerken, ondersteund door een nieuw digitaal systeem. Zo kan de gemeente haar inwoners op een betere manier helpen, met de vraag van een inwoner als middelpunt, oftewel zaakgericht werken.  

De opgave

Procesmatig digitaal samenwerken, dat is het ultieme doel van dit project waarbij de zachte (veranderkundige) en harde (de e-component) hand in hand gaan. De gemeente is ambitieus en wil haar bedrijfsvoering en dienstverlening een flinke boost geven. Want wist je dat een gemiddelde gemeente meer dan 1200 werkprocessen heeft? Deze complexiteit vraagt om een strakke projectsturing, mét ruimte voor de menselijke maat. 

Waar werken we dan zoal aan? Nou, één van de grote opgaves die er ligt binnen dit project, is het in kaart brengen én structureren van alle werkprocessen. Door ze vervolgens onder te brengen in een digitaal systeem, hebben alle betrokken medewerkers gemakkelijk toegang tot dezelfde informatie en wordt voorkomen dat belangrijke details verloren gaan. Dit vermindert de kans op fouten en verhoogt de algehele kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast helpt de inzet van slimme software de gemeente beter overzicht houden op alle klantvragen, doorlooptijden en dossiers.

Een ander voordeel is de toegenomen transparantie. Burgers en ondernemers hebben vaak behoefte aan duidelijkheid over de status en voortgang van hun zaken. Dit project maakt het mogelijk om deze informatie gemakkelijk te delen en inzichtelijk te maken, wat de tevredenheid én het vertrouwen van de burgers in de gemeentelijke dienstverlening vergroot.

Bovendien biedt dit project de mogelijkheid om processen continu te verbeteren. Wanneer de basis op orde is, kan een duurzame verandering worden gerealiseerd. Door de prestaties van de gemeente bij te houden en te analyseren, kunnen knelpunten geïdentificeerd worden. Op basis van deze inzichten kunnen vervolgens aanpassingen worden gedaan om de efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verder te optimaliseren.

De uitdagingen

Dit project is afhankelijk van een groot aantal andere projecten, die samen onder het programma Digitale Dienstverlening vallen. Dit betekent dat de voortgang van het project beïnvloed wordt door de status van de andere projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vernieuwen van de website of het inrichten van het klant-contactcentrum. Ook is het belangrijk dat managers als ambassadeurs optreden, om hun teams te enthousiasmeren voor een nieuwe manier van digitaal samenwerken. Hierbij spelen politiek-bestuurlijke ontwikkelingen een bepalende rol. Ethische consequenties zoals hoe er wordt om gegaan met persoonsgebonden informatie of hoe de besluitvorming verloopt, nemen we expliciet mee.

Onze oplossing

Brighthives was al betrokken vanaf de intakefase. In deze fase hielpen we de gemeente ondersteunen bij het formuleren van de visie, de organisatiedoelstellingen en zetten we een projectstructuur op. Extra aandacht voor de talrijke stakeholders die betrokken zijn bij de opgave is daarbij heel belangrijk. Bovendien zorgen we voor voortdurende communicatie, betrokkenheid en afstemming met alle relevante partijen. Het samenwerken met al deze belanghebbenden is cruciaal om draagvlak te creëren, om tot haalbare en levensvatbare oplossingen te komen, én om een succesvolle implementatie te waarborgen. Zo voelt iedere betrokken partij zich namelijk ook echt eigenaar van de opgave.

Het resultaat

De oplevering van het project is nu gepland aan het einde van Q1 2024. Op dat momenteel zijn er meer dan 300 werkprocessen in kaart gebracht en digitaal toegankelijk voor 200+ medewerkers van de gemeente. Uiteindelijk bieden we 40 nieuwe formulieren aan op de website, kunnen inwoners en ondernemers 24/7 voortgang inzien van al hun aanvragen bij de gemeente. Een grote stap vooruit in de dienstverlening! 

Marlies belt

Wil je weten welke impact wij kunnen maken op jouw organisatie?

Leg ons vrijblijvend je vraag voor en wij inspireren je in een vrijblijvend persoonlijk gesprek.

Mail ons op hello@brighthives.com
of neem telefonisch contact op via:
06 123 456 78